Allgemeine Informationen
| Anleitung | |
|---|---|
| Informationen | |
| Betriebssystem | Alle |
| Service | Profilmanager |
| Interessant für | Angestellte und Bereiche |
| HilfeWiki des ZIM der Uni Paderborn | |
Ehemaligenprofile als Bereich übernehmen und pflegen[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]
Wenn Personen die Universität verlassen oder ihr Account ausläuft, können sie im Profilmanager weiterhin als ehemalige Personen geführt werden. Dafür müssen sie die Ehemaligen-Funktion aktiviert haben und mindestens einem gültigen Arbeitsbereich zugeordnet sein.
Bereichsverwalterinnen und Moderatorinnen spielen dabei eine wichtige Rolle:
Mit der Genehmigung eines Ehemaligeneintrags übernimmt der Bereich die Verantwortung für die Pflege und Richtigkeit der Profildaten.
Wann wird ein Profil zum Ehemaligenprofil?[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]
Der Profilmanager gleicht Personendaten regelmäßig mit dem zentralen Identitätsmanagementsystem ab.
Wenn dort ein Ablaufdatum für den Account erkannt wird und dieses Datum in der Vergangenheit liegt, gilt der Account im Profilmanager als ausgelaufen.
Wenn die betroffene Person die Ehemaligen-Funktion aktiviert hat, wird das Profil automatisch in ein Ehemaligenprofil überführt.
Was passiert mit bestehenden Arbeitsbereichen?[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]
Wenn ein auslaufender Account die Ehemaligen-Funktion aktiviert hat, werden bestehende gültige und genehmigte Arbeitsbereiche automatisch auf einen Ehemaligenstatus umgestellt beziehungsweise es wird eine entsprechende Statusänderung beantragt.
Zulässige Status sind insbesondere:
Ehemalig Alumni Emeriti
Arbeitsbereiche, die bereits einen dieser Status haben, bleiben unverändert.
Auch laufende Genehmigungsanträge werden auf den Status „Ehemalig“ angepasst.
Was bedeutet die Genehmigung eines Ehemaligeneintrags?[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]
Wenn Sie als Moderatorin oder Bereichsverwalterin einen Ehemaligeneintrag genehmigen, bestätigt Ihr Bereich damit:
Die Person darf weiterhin im Kontext Ihres Bereichs geführt werden. Der Bereich übernimmt die Verantwortung für die Pflege der Profildaten. Der Bereich ist Ansprechstelle für die Richtigkeit und Aktualität dieses Eintrags. Das Profil bleibt nur erhalten, solange mindestens ein gültiger Ehemaligen-Arbeitsbereich vorhanden ist.
Die Genehmigung ist daher nicht nur eine formale Statusänderung, sondern eine inhaltliche Übernahme des Profils durch den Bereich.
Was passiert, wenn ein Antrag abgelehnt wird?[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]
Wenn eine automatische Statusänderung auf „Ehemalig“ abgelehnt wird und der Eintrag dadurch auf einen nicht mehr gültigen Status zurückfallen würde, wird der entsprechende Arbeitsbereichseintrag gelöscht.
Das kann Auswirkungen auf das gesamte Profil haben:
Hat die Person danach noch mindestens einen gültigen Ehemaligen-Arbeitsbereich, bleibt das Profil erhalten. Hat die Person keinen gültigen Ehemaligen-Arbeitsbereich mehr, kann das Profil später gelöscht werden.
Einschränkungen bei ausgelaufenen Accounts
Bei ausgelaufenen Accounts können Arbeitsbereiche nur noch mit bestimmten Status geführt oder beantragt werden.
Zulässig sind:
Alumni Emeriti Ehemalig
Auch Moderator*innen können bei diesen Profilen nur zwischen diesem Status-Set wählen.
Wann wird ein Ehemaligenprofil gelöscht?[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]
Ein Ehemaligenprofil wird gelöscht, wenn es nicht mehr die Voraussetzungen für die Weiterführung erfüllt.
Das ist insbesondere der Fall, wenn:
der Account vom zentralen System als nicht mehr vorhanden gemeldet wird, und die Person keinen gültigen Arbeitsbereich mit Ehemaligenstatus mehr hat.
Wichtig:Ein Ehemaligenprofil muss zu jedem Zeitpunkt mindestens einem gültigen Bereich zugeordnet sein. Wird der letzte gültige Arbeitsbereich entfernt, kann dies zur endgültigen Löschung des Profils führen.
Was passiert beim Entfernen des letzten Arbeitsbereichs?[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]
Wenn Sie bei einer Ehemaligen-Person den letzten gültigen Arbeitsbereich löschen, verliert das Profil seine Grundlage im Profilmanager.
In diesem Fall sollte besonders geprüft werden:
Gibt es noch einen anderen Bereich, der die Person übernehmen soll? Soll das Profil tatsächlich entfernt werden? Ist die Löschung fachlich und organisatorisch gewünscht?
Das Entfernen des letzten gültigen Arbeitsbereichs kann dazu führen, dass die Person endgültig aus dem Profilmanager gelöscht wird.
Was passiert, wenn die Person die Ehemaligen-Funktion deaktiviert?[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]
Wenn eine Person die Ehemaligen-Funktion nachträglich deaktiviert und der Account bereits ausgelaufen ist:
wird das Profil automatisch auf unsichtbar gesetzt, bestehende automatische Änderungen an Arbeitsbereichen werden nicht zurückgenommen, die Person kann ihre Arbeitsbereiche weiterhin bearbeiten oder löschen, es sind weiterhin nur Ehemaligenstatus wie „Alumni“, „Emeriti“ oder „Ehemalig“ zulässig.
Für Bereiche bedeutet das: Bereits genehmigte oder angepasste Ehemaligeneinträge bleiben zunächst bestehen, sofern sie nicht manuell geändert oder gelöscht werden. Benachrichtigungen für Moderator*innen
Moderator*innen sollten bei Ehemaligenanträgen darauf hingewiesen werden, dass die Genehmigung eines Eintrags bedeutet:
Der Bereich übernimmt die Verantwortung für die Pflege und Weiterführung des Profils.
Zusätzlich sollte beim Löschen des letzten gültigen Arbeitsbereichs ein Hinweis erscheinen, dass diese Aktion zur endgültigen Löschung des Profils führen kann.
Kurz zusammengefasst[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]
Ein Ehemaligenprofil bleibt nur erhalten, wenn:
die Person die Ehemaligen-Funktion aktiviert hat, und
mindestens ein gültiger Arbeitsbereich mit Status „Ehemalig“, „Alumni“ oder „Emeriti“ vorhanden ist.
Mit der Genehmigung eines solchen Arbeitsbereichs übernimmt der Bereich Verantwortung für die Pflege des Profils.
Wird der letzte gültige Arbeitsbereich entfernt, kann das Profil endgültig gelöscht werden.