MS Teams - Teams anlegen ueber IntraActive: Unterschied zwischen den Versionen

Anleitung
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Informationen
Betriebssystem	Alle
Service	Microsoft 365
Interessant für	Gäste, Angestellte und Studierende
HilfeWiki des ZIM der Uni Paderborn

Aktuelle Version vom 12. Juni 2024, 13:23 Uhr

Microsoft 365

Allgemeine Informationen

Neue Teams müssen über die IntraActive Governance App angelegt werden. In dieser Anleitung erklären wir das grundsätzliche Vorgehen.

Team erstellen[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

Öffnen Sie Microsoft Teams.

Rufen Sie die App "IntraActive Governance" auf.
Klicken Sie auf "Team erstellen".

Vorlage wählen[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

Wählen Sie für Ihr Team eine der folgenden Vorlagen:

Einfaches Team: Kann von jedem erstellt werden.
Projekt: Wird bei Erstellung manuell geprüft.
Abteilung: Wird bei Erstellung manuell geprüft.

Hinweis: Einfache Teams können direkt erstellt werden. Projekt- und Abteilungs-Teams werden nach der Erstellung dem ZIM zur Freigabe vorgelegt. Dadurch soll gewährleistet werden, dass Projekte und Abteilungen nur von Personen angelegt werden, die auch in diesem Bereich tätig und zuständig sind. Projekt- und Abteilungsteams können nur von Mitarbeitenden erstellt werden, nicht von Studierenden.

Unterschiede Vorlagen[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]


Bezeichnung	Einfaches Team	Projekt - Team	Abteilungs - Team
Beschreibung	Basisteams bieten den Beschäftigten einen Raum zur Zusammenarbeit für Diskussionen und Arbeiten, die nicht als projektbezogen gelten.	Projektteams sind bestrebt, die gemeinsame Nutzung von Wissen, den Informationsaustausch und die gemeinsame Nutzung von Dokumenten in der Projektarbeit zu unterstützen.	Ein Abteilungsteam hat als Hauptziel die effiziente Koordination und Zusammenarbeit innerhalb einer spezifischen Abteilung oder Abteilungseinheit.
Automatische Archivierung	nach 180 Tagen bei Inaktivität	nach 180 Tagen bei Inaktivität	nach 365 Tagen bei Inaktivität
Privatsphäre	Privat oder Öffentlich, Auswahl bei Erstellung	Privat oder Öffentlich, Auswahl bei Erstellung	Privat
Gastzugriff Externe Benutzer	Möglich	Möglich	Nicht möglich

Teaminformationen[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

Wählen Sie einen aussagekräftigen Teamnamen.
Unter Beschreibung kann kurz dargestellt werden, wofür dieses Team genutzt werden soll.
Tragen Sie neben sich selbst mindestens einen zusätzlichen Besitzer ein - Dies ist als Vetretungs- und Rückfallebene gedacht.
Mitglieder des Teams können Sie jetzt oder auch später hinzufügen.

Teameinstellungen[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

Sichtbarkeit wählen

Private Teams können nicht über die Suchfunktion gefunden werden. Mitglieder müssen eingeladen werden.
In öffentlichen Teams kann jeder Mitglied werden - Eine Freigabe oder Einladung ist nicht nötig.
Gastzugriff: Legen Sie fest, ob auch Personen in Ihrem Team Mitglied werden können, die einen Teams Account haben, der nicht von der Uni Paderborn gestellt wird. Für Abteilungs-Teams ist diese Funktion standardmäßig deaktiviert.

Metadaten[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

Wählen Sie unter Meta-Daten ein Feld, dass Ihr Team möglichst gut beschreibt.
Es muss ein Feld gewählt werden.
Falls keines der Felder passt, wählen Sie -.

Benutzer über das Serviceportal verwalten[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

Wir bieten die Möglichkeit, Benutzer aus bestehenden Gruppen (LDAP-Gruppen), die Sie im Serviceportal verwalten können, in Teams zu importieren. Sollte noch keine Gruppe existieren, können Sie eine Gruppe beantragen. So haben Sie die Möglichkeit, Benutzer zu Gruppen in Teams über das Serviceportal hinzuzufügen bzw. zu verwalten.

Um diese Funktion zu nutzen, erstellen Sie ein Team wie beschrieben und kontaktieren Sie uns unter zim@uni-paderborn.de. Wir benötigen folgende Informationen von Ihnen: Team Name, Name der Gruppe (LDAP-Gruppe) im Serviceportal.

Hilfreiche Artikel zum anlegen und verwalten von Gruppen finden Sie hier:

Wenn Sie Benutzer entfernen möchten, müssen diese sowohl aus Ihrer Gruppe im Serviceportal als auch in Teams entfernen.

Team ändern[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

Über die Anwendung IntraActive Governance haben Sie auch die Möglichkeit, Ihr erstelltes Team nachträglich zu ändern.

Sie können z.B. ein Einfaches Team in ein Projekt oder ein Abteilungsteam ändern.

Hinweis: Projekt- und Abteilungs-Teams werden nach der Änderung dem ZIM zur Freigabe vorgelegt. Dadurch soll gewährleistet werden, dass Projekte und Abteilungen nur von Personen geändert werden, die auch in diesem Bereich tätig und zuständig sind.

IntraActive Governance öffnen[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

Öffnen Sie Microsoft Teams.

Rufen Sie die App "IntraActive Governance" auf.
Klicken Sie auf "Meine Teams".

Team auswählen[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

Wählen Sie das zu ändernde Team aus.

Wählen Sie das Stiftsymbol.

Sie können das Team nun wie im Schritt Team erstellen bearbeiten.

Siehe auch[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

Microsoft 365

Bei Fragen oder Problemen wenden Sie sich bitte telefonisch oder per E-Mail an uns:

Tel. IT: +49 (5251) 60-5544 • Tel. Medien: +49 (5251) 60-2821 • E-Mail: zim@uni-paderborn.de

Das Notebook-Café ist die Benutzerberatung des ZIM - Sie finden uns in Raum I0.401

Wir sind zu folgenden Zeiten erreichbar:

	Mo	Di - Fr
Vor-Ort-Support	Geschlossen	Über die Feiertage geschlossen
Telefonsupport	08:30 - 13:00	Über die Feiertage geschlossen

Das ZIM:Servicecenter Medien auf H1 hat aktuell zu folgenden Zeiten geöffnet:

Mo	Di - Fr
08:00 - 16:00	Über die Feiertage geschlossen

@@ Zeile 2: / Zeile 2: @@
 |type=Anleitung
 |service=Service:Microsoft 365
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+|targetgroup=Gäste, Angestellte, Studierende
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-{{template caller‏‎
+{{ambox
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+|text=Diese Anleitung gilt nur für das Anlegen von Teams im MS 365 Dienst. (Benutzername zur Anmeldung endet auf '''"@ad.uni-paderborn.de"''')
 }}
 Neue Teams müssen über die IntraActive Governance App angelegt werden. In dieser Anleitung erklären wir das grundsätzliche Vorgehen.
@@ Zeile 15: / Zeile 16: @@
 [[Datei:Microsoft IntraActive 01.png|links|mini|ohne|450px|Team über IntraActive erstellen]]
+<br>
 # Rufen Sie die App '''"IntraActive Governance"''' auf.
 # Klicken Sie auf '''"Team erstellen"'''.
 <br clear=all>
@@ Zeile 23: / Zeile 25: @@
 [[Datei:Microsoft IntraActive 02.png|links|mini|ohne|450px|Teamvorlagen]]
 <br>
-* Einfaches Team: Kann von jedem erstellt werden.
+* '''Einfaches Team''': Kann von jedem erstellt werden.
-* Projekt: Wird bei Erstellung manuell geprüft.
+* '''Projekt''': Wird bei Erstellung manuell geprüft.
-* Abteilung: Wird bei Erstellung manuell geprüft.
+* '''Abteilung''': Wird bei Erstellung manuell geprüft.
 <br clear=all>
-Einfache Teams können direkt erstellt werden. Projekt-Teams werden nach der Erstellung dem IMT zur Freigabe vorgelegt. Dadurch soll gewährleistet werden, dass für Projekt und Abteilungen nur valide und legetime Teams angelegt werden.
+<span style="color:orange">Hinweis:</span>
+Einfache Teams können direkt erstellt werden. Projekt- und Abteilungs-Teams werden nach der Erstellung dem ZIM zur Freigabe vorgelegt. Dadurch soll gewährleistet werden, dass Projekte und Abteilungen nur von Personen angelegt werden, die auch in diesem Bereich tätig und zuständig sind. Projekt- und Abteilungsteams können nur von Mitarbeitenden erstellt werden, nicht von Studierenden.
+===Unterschiede Vorlagen===
+{| class="wikitable"
+|+
+|-
+! Bezeichnung !! Einfaches Team !! Projekt - Team !! Abteilungs - Team
+|-
+| Beschreibung || Basisteams bieten den Beschäftigten einen Raum zur Zusammenarbeit für Diskussionen und Arbeiten, die nicht als projektbezogen gelten. || Projektteams sind bestrebt, die gemeinsame Nutzung von Wissen, den Informationsaustausch und die gemeinsame Nutzung von Dokumenten in der Projektarbeit zu unterstützen. || Ein Abteilungsteam hat als Hauptziel die effiziente Koordination und Zusammenarbeit innerhalb einer spezifischen Abteilung oder Abteilungseinheit.
+|-
+| Automatische Archivierung || nach 180 Tagen bei Inaktivität || nach 180 Tagen bei Inaktivität || nach 365 Tagen bei Inaktivität
+|-
+| Privatsphäre || Privat oder Öffentlich, Auswahl bei Erstellung || Privat oder Öffentlich, Auswahl bei Erstellung || Privat
+|-
+| Gastzugriff Externe Benutzer || Möglich || Möglich || Nicht möglich
+|}
 ===Teaminformationen===
 [[Datei:Microsoft IntraActive 03.png|links|mini|ohne|450px|Team über IntraActive erstellen]]
-# Rufen Sie die App '''"IntraActive Governance"''' auf.
+<br>
-# Klicken Sie auf '''"Team erstellen"'''.
+* Wählen Sie einen aussagekräftigen '''Teamnamen'''.
+* Unter '''Beschreibung''' kann kurz dargestellt werden, wofür dieses Team genutzt werden soll.
+* Tragen Sie neben sich selbst mindestens einen zusätzlichen '''Besitzer''' ein - Dies ist als Vetretungs- und Rückfallebene gedacht.
+* '''Mitglieder''' des Teams können Sie jetzt oder auch später hinzufügen.
 <br clear=all>
 ===Teameinstellungen===
+Sichtbarkeit wählen
 [[Datei:Microsoft IntraActive 04.png|links|mini|ohne|450px|Team über IntraActive erstellen]]
-# Rufen Sie die App '''"IntraActive Governance"''' auf.
+<br>
-# Klicken Sie auf '''"Team erstellen"'''.
+* '''Private''' Teams können nicht über die Suchfunktion gefunden werden. Mitglieder müssen eingeladen werden.
+* In '''öffentlichen''' Teams kann jeder Mitglied werden - Eine Freigabe oder Einladung ist nicht nötig.
+* '''Gastzugriff:''' Legen Sie fest, ob auch Personen in Ihrem Team Mitglied werden können, die einen Teams Account haben, der nicht von der Uni Paderborn gestellt wird. Für Abteilungs-Teams ist diese Funktion standardmäßig deaktiviert.
 <br clear=all>
 ===Metadaten===
 [[Datei:Microsoft IntraActive 05.png|links|mini|ohne|450px|Team über IntraActive erstellen]]
+<br>
+* Wählen Sie unter Meta-Daten ein Feld, dass Ihr Team möglichst gut beschreibt.
+* Es muss ein Feld gewählt werden.
+* Falls keines der Felder passt, wählen Sie <code>-</code>.
+<br clear=all>
+===Benutzer über das Serviceportal verwalten===
+Wir bieten die Möglichkeit, Benutzer aus bestehenden Gruppen (LDAP-Gruppen), die Sie im Serviceportal verwalten können, in Teams zu importieren. Sollte noch keine Gruppe existieren, können Sie eine [[Gruppenverwaltung Neue Gruppe beantragen|Gruppe beantragen]].
+So haben Sie die Möglichkeit, Benutzer zu Gruppen in Teams über das Serviceportal hinzuzufügen bzw. zu verwalten.
+<br>
+Um diese Funktion zu nutzen, erstellen Sie ein Team wie beschrieben und kontaktieren Sie uns unter zim@uni-paderborn.de.
+Wir benötigen folgende Informationen von Ihnen: Team Name, Name der Gruppe (LDAP-Gruppe) im Serviceportal.
+<br>
+Hilfreiche Artikel zum anlegen und verwalten von Gruppen finden Sie hier:
+* [[Gruppenverwaltung Neue Gruppe beantragen]]
+* [[Gruppenverwaltung Mitglied entfernen]]
+* [[Gruppenverwaltung Mitglied hinzufügen]]
+<br>
+'''Wenn Sie Benutzer entfernen möchten, müssen diese sowohl aus Ihrer Gruppe im Serviceportal als auch in Teams entfernen.'''
+==Team ändern==
+Über die Anwendung IntraActive Governance haben Sie auch die Möglichkeit, Ihr erstelltes Team nachträglich zu ändern.
+Sie können z.B. ein Einfaches Team in ein Projekt oder ein Abteilungsteam ändern.
+<span style="color:orange">Hinweis:</span>
+Projekt- und Abteilungs-Teams werden nach der Änderung dem ZIM zur Freigabe vorgelegt. Dadurch soll gewährleistet werden, dass Projekte und Abteilungen nur von Personen geändert werden, die auch in diesem Bereich tätig und zuständig sind.
+===IntraActive Governance öffnen===
+* Öffnen Sie Microsoft Teams.
+[[Datei:Team-ändern.png|links|miniatur|449x449px|IntraActive Governance öffnen]]
+<br>
 # Rufen Sie die App '''"IntraActive Governance"''' auf.
-# Klicken Sie auf '''"Team erstellen"'''.
+# Klicken Sie auf '''"Meine Teams"'''.
+<br clear=all>
+===Team auswählen===
+* Wählen Sie das zu ändernde Team aus.
+[[Datei:Team-ändern2.png|links|miniatur|449x449px|Wählen Sie das zu ändernde Team aus]]
+<br>
+# Wählen Sie das Stiftsymbol.
 <br clear=all>
+Sie können das Team nun wie im Schritt Team erstellen  bearbeiten.
 == Siehe auch ==
 * [[Microsoft 365]]