Senden im Auftrag von mit Outlook 2019 (Windows 10)

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no displaytitle found: Senden im Auftrag von mit Outlook 2019 (Windows 10)

Wenn sie als Stellvertreter E-Mails für eine andere Person beantworten sollen, brauchen sie nicht unbedingt Zugriff auf das komplette E-Mail Konto der entsprechenden Person. Microsoft Outlook bietet die Möglichkeit, E-Mails "im Auftrag von" einer anderen Person zu beantworten.

Was ist zu tun?[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

  • Zugriffsrechte für die Stellvertretung einrichten
  • Beim Stellvertreter eine zusätzliche Absenderadresse eintragen, die er vertreten soll

Schritt-für-Schritt Anleitung[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

Im Folgenden gehen wir davon aus, dass eine Person namens Max Mustermann die Stellvertretung für Erica Musterfrau übernehmen soll

Rechte für Stellvertreter einrichten[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

Die folgenden Schritte müssen am PC der Person erfolgen, die eine Vertretung haben möchte.

Screenshot Outlook19 RibbonDatei.png


  • Mit einem Klick auf "Datei" oben links rufen wir das Menü auf


Screenshot Outlook19 Kontoeinstellungen Stellv.png


  • Mit einem Klick klappen wir die "Kontoeinstellungen" auf
  • Danach klicken wir auf "Zugriffsrechte für Stellvertretung"


Screenshot Outlook19 Menü Stellvertretungen.png


  • Unser Menü für die Stellvertretungen ist aktuell noch leer
  • Mit "Hinzufügen" fahren wir fort


Screenshot Outlook19 Benutzer-hinzufuegen.png


  • Wir sind nun in der globalen Adressliste
  • Hier müssen wir die Person heraussuchen, die als Vertreterin ausgewählt werden soll
  • Im Feld oben rechts können wir eine Vorauswahl zum Filtern treffen (1)
  • Suchen sie die Person aus der Liste heraus und klicken sie sie an (2)
  • Klicken sie auf "Hinzufügen" (3)
  • Erscheint die Person im Feld neben "Hinzufügen", können wir mit "OK" fortfarhen (4)


Screenshot Outlook19 Stellvertretung Rechte.png


  • Nun müssen wir uns entscheiden, welche Rechte die Stellvertretung haben soll
  • Soll die Stellvertretung lediglich Besprechungsanfragen beantworten, sind die hier gezeigten Standardeinstellungen ausreichend
  • Mit einem Klick auf das markierte Kästchen, können sie der Stellvertretung automatisch eine Zusammenfassung der Änderungen zukommen lassen
  • Mit der hier gewählten Einstellung, gehen Besprechungsanfragen und Antworten automatisch an die Stellvertretung.
  • Antwortet die Stellvertretung für sie auf eine Besprechungsanfrage, wird diese automatisch ihrem Kalender hinzugefügt
  • Sie können optional auch die privaten Elemente freigeben. Dies gilt dann jedoch global für alle Exchange Ordner einschließlich E-Mail, Kontakte, Kalender, Aufgaben, Notizen und Journal.
  • Mit einem Klick auf "OK" fahren wir fort


Screenshot Outlook19 Menü Stellvertretungen mitStellv.png


  • Nun haben wir einen Stellvertreter für unser Konto eingerichtet
  • Mit einem Klick auf "OK" schließen wir die Einrichtung ab


Absender beim Stellvertreter einrichten[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

Die nun folgenden Schritte müssen am PC des Stellvertreters erfolgen. Bei ihm fügen wir die Absenderadresse der Person hinzu, die er Vertreten soll.

Screenshot Outlook19 NeueMail.png


  • Mit einem Klick auf "Neue E-Mail" oben links öffnen wir das Fenster für eine neue E-Mail


Screenshot Outlook Absenderadresse.png


  • Mit einem Klick auf "Von" klappen wir das Kontextmenü für die Absenderadressen auf
  • Hier werden uns alle Mailadressen angezeigt, von denen wir senden können
  • Wir klicken nun auf "Weitere E-Mail-Adresse..." um eine Neue hinzuzufügen


Screenshot Outlook19 AbsenderadresseEintragen.png


  • Nun tragen wir die E-Mail Adresse ein, von der wir stellvertretend versenden wollen
  • Dafür haben wir zwei Möglichkeiten
  • Ist uns die Adresse bekannt, können wir sie direkt in das weiße Feld eintippen
  • Alternativ können wir auch auf "Von..." klicken und eine Person aus der globalen Adressliste suchen, die wir schon im ersten Abschnitt benutzt haben
  • Haben wir auf eine der beiden Varianten die Adresse eingegeben, bestätigen wir unsere Eingabe mit einem Klick auf "OK"


Screenshot Outlook19 SendenVonMusterfrau.png


  • Nun wird uns bereits neben dem Feld "Von" die neue Absenderadresse angezeigt
  • Die E-Mail, die wir gerade schreiben, würde nun Stellvertretend für die Adresse gesendet werden, die wir gerade eingerichtet haben


Screenshot Outlook19 SendenAuswahl.png


  • Outlook merkt sich die Adressen, von denen sie versenden können
  • Ab jetzt können sie für jede neue E-Mail die sie versenden, auf das Feld "Von" klicken und auswählen, von welcher Adresse sie versenden wollen


Der Empfänger der E-Mail kann erkennen, dass eine E-Mail von einem Stellvertreter versendet wurde. In der Absender-Kopfzeile erscheint der Name des Stellvertreters mit dem Zusatz "im Auftrag von", gefolgt vom Namen der Person in dessen Auftrag die E-Mail gesendet wurde.


Bei Fragen oder Problemen wenden Sie sich bitte telefonisch oder per E-Mail an uns:

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