Senden "im Auftrag von..." mit Outlook (Windows)

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Senden im Auftrag von mit Outlook 2019 (Windows 10) /
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Anleitung
Microsoft Windows Microsoft Windows
Informationen
BetriebssystemWindows 10 und Windows 11
ServiceExchange
Interessant fürGäste, Angestellte und Studierende
Windows Portalseite

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Wenn sie als Stellvertreter:in E-Mails für eine andere Person beantworten sollen, brauchen sie nicht unbedingt Zugriff auf das komplette E-Mail-Konto der entsprechenden Person. Microsoft Outlook bietet die Möglichkeit, E-Mails "im Auftrag von" einer anderen Person zu beantworten.

Was ist zu tun?[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

  • Zugriffsrechte für die Stellvertretung einrichten
  • Beim Stellvertreter eine zusätzliche Absenderadresse eintragen, die er vertreten soll

Schritt-für-Schritt Anleitung[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

Im Folgenden gehen wir davon aus, dass eine Person namens Max Mustermann die Stellvertretung für Erica Musterfrau übernehmen soll.

Rechte für Stellvertreter einrichten[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

Die folgenden Schritte müssen am PC der Person erfolgen, die eine Vertretung haben möchte.

Screenshot Outlook19 RibbonDatei.png


  • Mit einem Klick auf "Datei" oben links rufen Sie das Menü auf.


Screenshot Outlook19 Kontoeinstellungen Stellv.png


  1. Mit einem Klick klappen Sie die "Kontoeinstellungen" auf.
  2. Danach klicken Sie auf "Zugriffsrechte für Stellvertretung".


Screenshot Outlook19 Menü Stellvertretungen.png


  • Das Menü für die Stellvertretungen ist aktuell noch leer.
  • Mit "Hinzufügen" fahren Sie fort.


Screenshot Outlook19 Benutzer-hinzufuegen.png


  • Sie sehen nun die globale Adressliste.
  • Suchen Sie die Person heraus, die als Stellvertreter:in tätig werden soll.
  • Im Feld oben rechts können Sie eine Vorauswahl zum Filtern treffen. (1)
  • Suchen Sie die Person aus der Liste heraus und wählen Sie sie aus. (2)
  • Klicken Sie auf "Hinzufügen". (3)
  • Erscheint die Person im Feld neben "Hinzufügen", können wir mit "OK" fortfahren. (4)


Screenshot Outlook19 Stellvertretung Rechte.png


  • Wählen Sie nun aus, welche Rechte die Stellvertretung haben soll.
  • Soll die Stellvertretung lediglich Besprechungsanfragen beantworten, sind die hier gezeigten Standardeinstellungen ausreichend.
  • Mit einem Klick auf das markierte Kästchen, können Sie der Stellvertretung automatisch eine Zusammenfassung der Änderungen zukommen lassen.
  • Mit der hier gewählten Einstellung, gehen Besprechungsanfragen und Antworten automatisch an die Stellvertretung.
  • Antwortet die Stellvertretung für Sie auf eine Besprechungsanfrage, wird diese automatisch ihrem Kalender hinzugefügt.
  • Sie können optional auch die privaten Elemente freigeben. Dies gilt dann jedoch global für alle Exchange-Ordner einschließlich E-Mail, Kontakte, Kalender, Aufgaben, Notizen und Journal.
  • Mit einem Klick auf "OK" fahren wir fort.


Screenshot Outlook19 Menü Stellvertretungen mitStellv.png


  • Nun haben Sie einen Stellvertreter für Ihr Konto eingerichtet.
  • Mit einem Klick auf "OK" schließen Sie die Einrichtung ab.


Absender beim Stellvertreter einrichten[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

Die nun folgenden Schritte müssen am PC der Stellvertreter:in erfolgen. Bei ihm muss die Absenderadresse eingerichtet werden, für die die Stellvertretung übernommen werden soll.

Screenshot Outlook19 NeueMail.png


  • Mit einem Klick auf "Neue E-Mail" oben links öffnen Sie das Fenster für eine neue E-Mail.


Screenshot Outlook Absenderadresse.png


  • Mit einem Klick auf "Von" klappen Sie das Kontextmenü für die Absenderadressen auf.
  • Hier werden alle E-Mail-Edressen angezeigt, von denen Sie senden können.
  • Klicken Sie nun auf "Weitere E-Mail-Adresse..." um einen neuen Eintrag hinzuzufügen.


Screenshot Outlook19 AbsenderadresseEintragen.png


  • Nun tragen Sie die E-Mail Adresse ein, von der Sie stellvertretend versenden wollen.
  • Dafür haben Sie zwei Möglichkeiten:
    • Ist die Adresse bekannt, können Sie diese direkt in das weiße Feld eintippen.
    • Alternativ können Sie auch auf "Von..." klicken und eine Person aus der globalen Adressliste suchen, die wir schon im ersten Abschnitt benutzt haben.
  • Haben Sie auf eine der beiden Varianten die Adresse eingegeben, bestätigen Sie die Eingabe mit einem Klick auf "OK".


Screenshot Outlook19 SendenVonMusterfrau.png


  • Nun wird neben dem Feld "Von" die neue Absenderadresse angezeigt.
  • Die E-Mail, die Sie nun schreiben, würde nun Stellvertretend für die Adresse gesendet werden, die gerade ausgewählt ist.


Screenshot Outlook19 SendenAuswahl.png


  • Outlook merkt sich die Adressen, von denen Sie versenden können.
  • Ab jetzt können sie für jede neue E-Mail die sie versenden, auf das Feld "Von" klicken und auswählen, von welcher Adresse sie versenden wollen.


  • Der Empfänger der E-Mail kann erkennen, dass eine E-Mail von einem Stellvertreter versendet wurde.
  • In der Absender-Kopfzeile erscheint der Name des Stellvertreters mit dem Zusatz "im Auftrag von", gefolgt vom Namen der Person in dessen Auftrag die E-Mail gesendet wurde.

Siehe auch[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]


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