Allgemeine Informationen
| Anleitung | |
|---|---|
| Informationen | |
| Betriebssystem | Alle |
| Service | Profilmanager |
| Interessant für | Angestellte und Bereiche |
| HilfeWiki des ZIM der Uni Paderborn | |
Ehemaligenprofile als Bereich übernehmen und pflegen[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]
Wenn Personen die Universität verlassen oder ihr Account ausläuft, können sie im Profilmanager weiterhin als ehemalige Personen geführt werden. Dafür müssen sie die Ehemaligen-Funktion aktiviert haben und mindestens einem gültigen Arbeitsbereich zugeordnet sein.
Bereichsverwalter*innen und Moderator*innen spielen dabei eine wichtige Rolle:
Mit der Genehmigung eines Ehemaligeneintrags übernimmt der Bereich die Verantwortung für die Pflege und Richtigkeit der Profildaten.
Wann wird ein Profil zum Ehemaligenprofil?[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]
Der Profilmanager gleicht Personendaten regelmäßig mit dem zentralen Identitätsmanagementsystem ab. Wenn dort ein Ablaufdatum für den Account erkannt wird und dieses Datum in der Vergangenheit liegt, gilt der Account im Profilmanager als ausgelaufen.
Hat die betroffene Person die Ehemaligen-Funktion aktiviert, wird ihr Profil automatisch in ein Ehemaligenprofil überführt.
Hinweis: Personen erhalten vor Ablauf Ihres Accounts eine Benachrichtung, in der sie auf die Ehemaligen-Funktion hingewiesen werden.
Was passiert mit bestehenden Arbeitsbereichen?[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]
Wenn ein auslaufender Account die Ehemaligen-Funktion aktiviert hat, erhalten Bereichsverwalter*innen von gültigen und genehmigten Arbeitsbereichen der Personen automatisch eine Genehmigungsanfrage für eine Statusänderung zu einem Ehemaligenstatus.
Für ausgelaufene Accounts sind nur noch folgende Status zulässig:
- Ehemalig
- Alumni
- Emeriti
Arbeitsbereiche, die bereits einen dieser Status aufweisen, bleiben unverändert. Das kann zum Beispiel der Fall sein, wenn die Person oder Bereichsverwalter*innen den Status bereits vorab manuell geändert und genehmigt haben.
Offene Genehmigungsanträge werden beim Auslaufen des Accounts ebenfalls auf den Status „Ehemalig“ angepasst.
Was bedeutet die Genehmigung eines Ehemaligeneintrags?[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]
Wenn Sie als Bereichsverwalter*in einen Ehemaligeneintrag genehmigen, bestätigt Ihr Bereich damit:
- Die Person darf weiterhin im Kontext Ihres Bereichs geführt werden.
- Der Bereich übernimmt die Verantwortung für die Pflege der Profildaten.
- Der Bereich ist Ansprechstelle für die Richtigkeit und Aktualität dieses Eintrags.
- Das Profil bleibt nur erhalten, solange mindestens ein gültiger Ehemaligen-Arbeitsbereich vorhanden ist.
 | Die Genehmigung ist daher nicht nur eine formale Statusänderung, sondern eine inhaltliche Übernahme des Profils durch den Bereich. |
Was passiert, wenn ein Antrag abgelehnt wird?[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]
Wenn eine automatische Statusänderung auf „Ehemalig“ abgelehnt wird und der Eintrag dadurch auf einen nicht mehr gültigen Status zurückfallen würde, wird der entsprechende Arbeitsbereichseintrag gelöscht.
Hat die Person danach noch mindestens einen gültigen Ehemaligen-Arbeitsbereich, bleibt das Profil erhalten. Gibt es keinen gültigen Ehemaligen-Arbeitsbereich mehr, wird das Profil gelöscht, sobald der Account vom zentralen System als nicht mehr vorhanden gemeldet wird.
Wann wird ein Ehemaligenprofil gelöscht?[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]
Ein Ehemaligenprofil wird gelöscht, wenn die Voraussetzungen für die Weiterführung nicht mehr erfüllt sind. Das ist der Fall, wenn:
- der Account vom zentralen System als nicht mehr vorhanden gemeldet wird, und
- kein gültiger Arbeitsbereich mit Ehemaligenstatus vorhanden ist.
Wichtig: Ein Ehemaligenprofil muss mindestens einem gültigen Bereich zugeordnet sein. Wenn Sie den letzten gültigen Arbeitsbereich einer Ehemaligen-Person entfernen, kann dies zur endgültigen Löschung des Profils führen.
Prüfen Sie deshalb vor dem Entfernen des letzten Arbeitsbereichs:
- Gibt es einen anderen Bereich, der die Person übernehmen soll?
- Soll das Profil tatsächlich entfernt werden?
- Ist die Löschung fachlich und organisatorisch gewünscht?
Was passiert, wenn die Person die Ehemaligen-Funktion deaktiviert?[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]
Wenn eine Person die Ehemaligen-Funktion nachträglich deaktiviert und der Account bereits ausgelaufen ist:
- wird das Profil automatisch auf unsichtbar gesetzt,
- bestehende automatische Änderungen an Arbeitsbereichen werden nicht zurückgenommen,
- die Person kann ihre Arbeitsbereiche weiterhin bearbeiten oder löschen,
- für Arbeitsbereiche sind weiterhin nur Ehemaligenstatus zulässig.
Für Bereiche bedeutet das: Bereits genehmigte oder angepasste Ehemaligeneinträge bleiben zunächst bestehen, sofern sie nicht manuell geändert oder gelöscht werden. Die Zuordnung zum Bereich und das Personenprofil ist aber nicht mehr sichtbar.
Kurz zusammengefasst[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]
Ein Ehemaligenprofil bleibt nur erhalten, wenn die Person die Ehemaligen-Funktion aktiviert hat und mindestens ein Bereich das Profil mit einem gültigen Ehemaligenstatus übernimmt.
Mit der Genehmigung übernimmt der Bereich die Verantwortung für Pflege und Richtigkeit des Profils. Wird der letzte gültige Arbeitsbereich entfernt, kann das Profil endgültig gelöscht werden.